Wdrożenie nowej technologii w firmie może być wyzwaniem, ale unikając powszechnych błędów, możemy znacząco zwiększyć szanse na sukces. Poznaj sześć najczęstszych problemów, jakie pojawiają się podczas wdrażania technologii – od powierzchownej analizy potrzeb po zaniedbanie bezpieczeństwa danych – i dowiedz się, jak skutecznie ich uniknąć. Odkryj, jak staranne planowanie, zaangażowanie zespołu oraz regularne monitorowanie mogą przekształcić wdrożenie w kluczowy krok na drodze do rozwoju Twojego przedsiębiorstwa.
1. Powierzchowna analiza potrzeb i celów
Brak dokładnej analizy potrzeb funkcjonalnych, opisania tego jak działa przedsiębiorstwo i precyzyjnego określenia celów, jakie stawiamy sobie przed wdrożeniem, może prowadzić do wyboru niewłaściwego systemu. Ważne jest, aby zrozumieć, jakie konkretnie funkcje są niezbędne dla Ciebie i pracowników Twojej firmy. Analiza powinna uwzględniać zarówno obecne, jak i przyszłe potrzeby, aby zapewnić skalowalność i długoterminową efektywność.
Próg wejścia i wyjścia jest wysoki. Tak, jak nie lubimy przeprowadzek, nie lubimy również zmieniać technologii. Czas poświęcony na wybór i testy oprogramowania wróci do nas z nawiązką w przyszłości.
2. Niepełne wykorzystanie możliwości systemu
Wiele firm korzysta jedynie z podstawowych funkcjonalności wdrażanego oprogramowania, choć płaci za dużo więcej. Nie wykorzystując pełnego potencjału narzędzia, ponosimy nieuzasadniony koszt. W procesie wdrożenia uruchomienie nowych funkcjonalności powinno być rozłożone w czasie i odpowiednio zaplanowane. Nie da się włączyć wszystkiego na raz. Powinieneś też samodzielnie, lub przez wyznaczonego pracownika, regularnie szkolić się z obsługi oraz zapoznawanie się z nowymi funkcjonalnościami i aktualizacjami.
Nie ignoruj newslettera od dostawcy oprogramowania. Bądź w regularnym kontakcie z pracownikami dostawcy.
3. Brak regularnego monitoringu efektywności
Po wdrożeniu oprogramowania konieczne jest ciągłe monitorowanie i ocena jego efektywności. Bez utrzymania kontroli i cykliczności wdrożenia, nawet te zakończone sukcesem, lubią się „rozłazić”. Regularne przeglądy i analizy pozwalają na bieżąco korygować błędy oraz dostosowywać procesy do zmieniających się potrzeb. Cykliczny przegląd wykorzystania systemu umożliwia także identyfikowanie nowych obszarów, w których można wprowadzić usprawnienia, aby jeszcze bardziej zmaksymalizować korzyści z wdrożonego systemu.
4. Brak zaangażowania właścicieli
Wdrożenie nowego systemu wymaga zaangażowania całego zespołu oraz konsekwencji w jego użytkowaniu. Pierwsze kroki zawsze należą do właściciela – lidera zmiany. Ważnym jest, aby wszyscy pracownicy zrozumieli cele wdrożenia i Twoje oczekiwania. Równie ważnym jest, żebyś Ty sam wiedział, jak system działa, do czego służy i jak z niego korzystać. Szewc nie może chodzić w dziurawych butach. Swoją postawą dasz odpowiednią motywację do nauki obsługi nowego oprogramowania twojemu zespołowi.
5. Pominięcie komunikacji wewnętrznej
Skuteczna komunikacja jest jednym z kluczy do sukcesu każdego projektu wdrożeniowego. Niewłaściwe, nieregularne informowanie pracowników o zmianach może prowadzić do oporu i nieporozumień. Trzeba nieustannie odpowiadać na pytanie: dlaczego? Jasno komunikować cele i poziom ich realizacji, pokazywać korzyści wynikające z wdrożenia nowego systemu dla poszczególnych stanowisk. Chwalić się sukcesami. Pokazywać użycie technologii w praktyce.
Regularne aktualizacje i otwarta komunikacja pomagają utrzymać zespół na właściwej drodze, zapobiegają frustracjom i pojęciu wykluczenia cyfrowego, do którego przykłada się coraz większą wagę.
6. Zaniedbanie bezpieczeństwa danych
Ignorowanie kwestii bezpieczeństwa, szczególnie w małych przedsiębiorstwach, niestety do rzadkości nie należy, a problemy w tym obszarze prowadzą do poważnych konsekwencji prawnych i reputacyjnych. Ważne jest przede wszystkim utrzymanie wysokiej świadomości i poziomu wiedzy wśród pracowników. Niezależnie od tego, jakie standardy bezpieczeństwa i szyfrowania danych będzie posiadał dany program, jeżeli twoi pracownicy nie byli regularnie szkoleni w zakresie ochrony danych i rozpoznawania potencjalnych zagrożeń płynących z sieci – ryzyko, że staniecie się ofiarą ataku jest bardzo wysokie.
W bezpieczeństwie w sieci najważniejszy jest człowiek, a nie technologia. To człowiek decyduje, klika w linki, podaje dane osobowe.