Rok temu ukazała się książka FIRMA JAKO CAŁOŚĆ – Porządkowanie chaosu Korporacyjnego, której współautorem jestem.
O rok wyprzedziliśmy swoje czasy, zwracając firmom uwagę na to, że w formie, której funkcjonują, nie da się funkcjonować dalej. Trzeba spojrzeć na firmę jeszcze raz i zacząć ją porządkować, unikając zbędnych kosztów, nieefektywności, demotywacji i marnotrawstawa.
Nie wiedzieliśmy, że kryzys koronawirusa odkryje wszystkie słabości firm, o których piszemy.
Nie od dzisiaj wiadomo, że zarządzanie firmą to nie tylko sukcesy i grube pieniądze. Tam, gdzie pracują dziesiątki, setki, a może nawet tysiące ludzi zawsze dochodzi do błędów, wpadek i problemów. Bez uważnego i stabilnego nadzoru oraz bez odpowiedniego podejścia menedżerów nie ma co marzyć o utrzymaniu względnego porządku. Zostaje jedynie walka z coraz większym chaosem. Jeżeli chaos w firmie jest jej codziennością, to co stanie się w sytuacji kryzysowej?
Wbrew wszystkiemu, co mówi się o celach menedżerów i ich wynagrodzeniu, warto zapamiętać tylko jedną nadrzędną wartość, dzięki której zarządzanie organizacją czy choćby tylko jedną z jej komórek może zakończyć się sukcesem. Tą wartością jest MOTYWACJA PRACOWNIKÓW. Menedżer otrzymuje pieniądze wyłącznie za to, aby utrzymać motywację swoich ludzi na równym i stosunkowo wysokim poziomie. Kiedy pracownicy przychodzą do pracy zmotywowani, stawiają czoła codziennym wyzwaniom z determinacją i zaangażowaniem, wszystko posuwa się naprzód, a realizacja celów biznesowych to tylko kwestia czasu. Kiedy jednak załoga nie ma ochoty do pracy, realizacja nawet jednego małego zadania może przysporzyć wiele kłopotów i doprowadzić do zaburzeń funkcjonowania. Bez dobrych i zmotywowanych ludzi żaden menedżer nie jest w stanie realizować swoich zadań, planów i celów.
Niestety różna jest wiedza na ten temat. Menedżerowie w odróżnieniu od handlowców rzadko sami poddają się procesom rozwojowym, niesłusznie uważając, że to handlowcy muszą być ciągle dociskani, motywowani i kontrolowani, aby osiągać jeszcze lepsze wyniki. Ale ten sposób nie działa. Nie da się wyrywkowo i z doskoku wspierać, kontrolować i rozliczać. Zespół handlowy, jak każdy inny, składa się również z menedżerów i ich szefów. Dopiero globalne spojrzenie na cały zespół i na całą firmę przynosi oczekiwane rezultaty.
Prowadząc firmę szkoleniową na co dzień spotykam się z takimi celami szkoleniowymi: „Zróbmy szkolenie, żeby zmotywować ludzi do pracy: Muszą sprzedawać jeszcze więcej. Muszą pracować szybciej. Muszą identyfikować się z firmą. Muszą uwierzyć w produkt. Muszą potrafić zbijać obiekcje. Muszą wycisnąć wyższą marżę. (…)”
A co na to pracownicy? – „My k…a nic nie musimy!” – I to jest prawda.
Prowadzenie szkoleń w takiej sytuacji nie ma najmniejszego sensu. Nie da się bowiem po latach dociskania śruby, poniewierania ludźmi, krytyki i często negatywnych emocji w ciągu dwóch dni szkolenia spowodować, że wszyscy oni teraz z żarliwością zakochanej nastolatki rzucą się w wir pracy, aby uszczęśliwić swojego „ukochanego” szefa.
Dopóki nie spojrzy się na procesy w firmie i nie zrozumie, że tutaj nikt nic nie zrobi, jeżeli nie uzna tego za sensowne, nie ma co marzyć o lepszych wynikach.
Dlatego w wielu firmach, zarówno tych mniejszych, jak i większych dochodzi często do chaosu zarządczego. Jakże często menedżerowie, którzy nie posiadają komplementarnej wiedzy na temat zarządzania, motywowania, nadzorowania i budowania relacji doprowadzają swoje zespoły na skraj nerwowego wyczerpania, oczekując w dodatku realizacji wygórowanych i z góry nierealizowalnych celów.
Doskonałą zasadą, według której każda organizacja i jej menedżerowie są w stanie poradzić sobie z otaczającym ich chaosem, jest zasada:
Intention … Attention … No tention
Ni mniej, ni więcej brzmi ona po polsku: Intencja, Uważność, Spokój. Takie podejście do procesów zarządczych gwarantuje o wiele lepsze skutki niż praca w chaotycznym środowisku. Nie chodzi jednak o to, aby wyeliminować z firmy wszelkie przejawy chaosu – chaos w firmach był, jest i będzie. Chodzi o to, aby nim odpowiednio zarządzać i wykorzystywać go do twórczej motywacji i wzrostu zaangażowania pracowników. Chaos bez nadzoru jest destrukcyjny i demotywujący. To właśnie z negatywnego chaosu wynikają wszelkie problemy przedsiębiorstw, których eliminacja pochłania wiele czasu i pieniędzy.
Corporate Global Thinking
To strategia rozpoznawania wszelkich dysfunkcji organizmu, jakm jest przedsiębiorstwo i uspójnianie procesów zachodzących pomiędzy wieloma jednostkami, aby w jak najefektywniejszy sposób mogły ze sobą współpracować.
Nawet jedna jednostka funkcjonalna w firmie, która została zarażona wirusem złego zarządzania potrafi zdezorganizować pozostałe jednostki firmy i skutecznie wywołać chaos organizacyjny. Zawieszenie się systemu ERP (enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa) na kilka dni potrafi wyrządzić w firmie tak wielkie szkody, że powiązane ze sobą działy zaangażowane w proces obsługi klientów (produkcja, logistyka, księgowość, sprzedaż, reklamacje, itp.) mają co robić przez następne sześć miesięcy. A niesmak i tak pozostanie.
Kiedy zobaczysz, że nie wystarczy jedynie odpowiadać za powierzony ci dział, jednostkę czy komórkę przedsiębiorstwa, aby odpowiednio nim/nią zarządzać, jesteś na dobrej drodze.
Firma to całość
Nie da się dzisiaj zarządzać tylko jej częścią. Tak jak nie da się zarządzać tylko lewą czy tylko prawą ręką. Dopiero połączenie ich obu w sprawne narzędzie daje ci konkretne i wymierne efekty. Tak odpowiedzialność menedżera nie powinna dotyczyć wyłącznie bezpośrednio podległej mu jednostki funkcjonalnej. Niejednokrotnie niewykonanie planu jednej jednostki powoduje natychmiast niewykonanie planu innej. To jest jeszcze do zrozumienia. Ale często bywa, że zbyt szybkie wykonanie planu w jednym dziale uniemożliwia skuteczne wykonanie planu w innym. Powstaje bałagan, którego nikt nie przewidział, nikt nie mógł nim zarządzić. Jedni się cieszą, inni płaczą. Niby wszystko jest w porządku, a jednak … w maksymalnym chaosie.
Zarządzanie chaosem to ogromna odpowiedzialność. Jak to robić? – Firma to ciągły, nieustannie zachodzący i wymagający zmian proces. Jeżeli jednak zdecydujesz się na wdrożenie strategii CGT – Corporate Global Thinking, przeżyjesz i dasz sobie radę.
CGT to 3 etapy: Etap Badawczy, Etap Twórczy i Etap Wdrożeniowy. Firmy stosujące CGT mogą na bieżąco śledzić wszystkie procesy wewnętrzne i zewnętrzne. Wykryte błędy natychmiast podlegają twórczemu rozwiązywaniu w dosyć specyficzny, szybki i zarazem bardzo kompleksowy sposób. Wdrożenie rozwiązań powoduje natychmiastowe usunięcie chaosu i uniknięcie ogromnych komplikacji. To naprawdę działa, chociaż wymaga od menedżerów uwagi i zaangażowania, które jednak spłacają się błyskawicznie zaangażowaniem i motywacją pracowników, a przecież o to nam chodzi.
Dokładny opis strategi CGT – Corporate Global Thinking można znaleźć w książce: „Firma jako całość” To fabularyzowana, ale bardzo merytoryczna i zawierająca mnóstwo przykładów opowieść o tym, jak radzić sobie z firmowym chaosem.
A dzisiaj chaos jest wszechobecny. Kryzys spowodowany pandemią pokazał firmom, jak wiele procesów zarządczych nie działa, jak słabe są w obliczu nawet krótkoterminowego przestoju. Teraz jesteśmy mądrzejsi o tę wiedzę i mam nadzieję, że wyciągniemy z niej wnioski.