Pewnie nie raz mieliście przed sobą rozmowę, którą uznawaliście za trudną. Źródła odczuwanego przed spotkaniem dyskomfortu są różne, najczęściej można je zakwalifikować do trzech kategorii:
- obaw o swoje umiejętności przeprowadzenia takiej rozmowy (np. czy będę potrafił/a powiedzieć, o co mi chodzi i uzyskać spodziewany efekt?),
- obaw o to, jak zachowa się rozmówca (np. czy się nie obrazi, będzie chciał mnie słuchać?),
- obaw związanych z zaistniałą sytuacją (np. sprawy zaszły już tak daleko, powinienem/powinnam była reagować dużo wcześniej).
Bywa tak, że doświadczamy strachu związanego ze wszystkimi kategoriami na raz. W tym krótkim artykule chciałabym podzielić się z Wami kilkoma wskazówkami służącymi temu, żebyście – mimo lęku – poprowadzili ją w sposób, który zwiększy Waszą satysfakcję, a także być może pozwoli Wam wyciągnąć wnioski na przyszłość, nauczyć się czegoś o sobie. Wskazówki dotyczą kilku etapów, z których warto, byśmy przede wszystkim zdali sobie sprawę: przygotowanie się, rozmowa, podsumowanie rozmowy (dla siebie).
Przygotowanie się
Sformułuj cele rozmowy, zastanów się, jakie są Twoje warunki brzegowe i konsekwencje, gdybyś miał/a do tych warunków nie przekonać rozmówców. Pomyśl o efektach rozmowy. Cele od efektów różnią się tym, że na zrealizowane celu masz wpływ, na efekty, które chciałbyś/chciałabyś osiągnąć już nie.
Przykład
Cel: porozmawiam o trudnościach, których doświadczam w miejscu pracy i sformułuję precyzyjnie swoje oczekiwania,
Efekt: przekonam rozmówcę do swojego stanowiska, zachowamy z rozmówcą dobre relacje, itp.
Co ważne: Warto wylistować sobie efekty, które chciałbyś/chciałabyś osiągnąć i opowiedzieć o nich rozpoczynając rozmowę, mówiąc o swoich intencjach, o tym, o co chciałbyś/chciałabyś zadbać.
Ten etap jest bardzo ważny, a często jest niestety pomijany, sądzimy, że najlepiej działać spontanicznie. Niebezpieczeństwo jest takie, że sami do końca nie będziemy wiedzieć, o co nam chodzi i zaczniemy formułować niespójne komunikaty, wprawiając naszego rozmówcę w zamieszanie, pozycjonują jako osoby, które skłonne są wycofać się ze sformułowanego na początku stanowiska z byle powodu.
Rozmowa:
Podziękuj za spotkanie, powiedz wyraźnie, w jakim celu z Twojej perspektywy się spotykacie, jakie masz intencje, (np. poprosiłem/am o to spotkanie, ponieważ mam kilka obserwacji dotyczących naszej współpracy, którymi chciałbym/chciałabym się z Tobą podzielić, jednocześnie chciałbym/chciałabym sformułować kilka oczekiwań co do naszej współpracy. Chciałbym/chciałabym, żebyś wiedział, że zależy mi na tym, żebyśmy się dobrze zrozumieli, na naszej relacji i współpracy oraz na interesie firmy, dlatego to spotkanie. Chciałbym/chciałabym, żebyś mnie wysłuchał i rozważył to, co mam do powiedzenia, itp… Wyobrażam sobie następujący przebieg tej rozmowy… Chciałbym/chciałabym od ciebie usłyszeć…
Możesz też powiedzieć o tym, że trudno Ci prowadzić tę rozmowę albo o wrażeniu, że powiesz o kwestiach, które już poruszałeś/aś, ale nie zostały w Twoim rozumieniu wzięte pod uwagę.
- Językiem faktów sformułuj obserwacje, argumenty przemawiające za Twoim stanowiskiem (pamiętaj, że jeżeli druga strona nie przyjmuje argumentów, nie znaczy to, że masz rezygnować ze swojego stanowiska, pamiętaj, by nie oskarżać, a mówić o swoich obserwacjach zdarzeń i ich konsekwencjach dla funkcjonowania firmy/zespołu i Twoich standardów. Masz prawo mieć w tym względzie własne preferencje), jeśli rozmówca odrzuca Twój punkt widzenia, zamiast generować więcej argumentów, zauważ to i zapytaj, jak masz to rozumieć i jaki ma on/ona pomysł na przerwanie tego impasu.
- Powiedz o oczekiwaniach (tu trzeba być dokładnym i precyzyjnym: czego od kogo i na kiedy potrzebujesz, jakie te rozwiązania muszą spełniać warunki, żebyś na nie przystał/a).
- Powiedz o konsekwencjach (zarówno nierozwiązania spraw, o których mówisz, jak i tego, co wydarzy się, kiedy Twój rozmówca nie uzna Twojego stanowiska.
Pytania, na które warto sobie odpowiedzieć i na tej podstawie sformułować wypowiedź:
- Dlaczego mi na tym zależy?
- Co chcę dzięki temu osiągnąć?
- Przed czym chcę się zabezpieczyć?
- Co się stanie jeżeli tego nie dostanę?
- Co chcę sobie zagwarantować?
- Czego chcę najbardziej uniknąć?
- Czego się obawiam w związku z tą sytuacją?
Pamiętaj, że zawsze możesz – zanim sformułujesz mocne stanowisko – np. odejdę z pracy – dać rozmówcy czas na przemyślenie Twojej propozycji i możecie wrócić do rozmowy za 2,3 dni).
- Wysłuchaj drugiej strony. Doceń zaangażowanie, jeśli się ono pojawi.
- Podsumuj rozmowę i umów się na dalsze kroki.
Podsumowanie rozmowy dla siebie
Trudne sytuacje mogą być dla nas ważną lekcją. Warto więc po odbyciu rozmowy uczciwie odpowiedzieć sobie na pytanie, na ile byłeś/byłaś precyzyjny w formułowaniu oczekiwań i nie wycofywałeś/wycofywałaś się ze swojego stanowiska. Inne pytania, na które warto, byś sobie odpowiedział/a po trudnej rozmowie, które pomogą Tobie ją potraktować jako okazję do pogłębiania Twojej samoświadomości to na przykład takie jak:
- Czy przeprowadziłem/am rozmowę tak, jak sobie zaplanowałem / zaplanowałam?
- Jak zareagowała osoba, której udzielałem/am informacji zwrotnej? Co było trudne? Jak zareagowałam/em na jej reakcję?
Warto, żebyś pamiętał/a, że to, że rozmówcy nie przystają na nasze pomysły czy propozycje, nie oznacza, że jesteśmy niekompetentni lub mniej od nich warci. Poczucie wartości budujmy na dbaniu o siebie, które wyraża się w jasnym określaniu tego, na czym nam zależy, trosce o drugą stronę i podejmowaniu decyzji w obliczu jej reakcji na to, co mówimy.