Dla wielu osób praca zdalna na szeroką skalę najprawdopodobniej wydawała się konceptem odległym i dość mglistym. Nadszedł jednak czas, kiedy home office, komunikatory i programy do pracy online w krótkim czasie stały się rzeczywistością dla wielu pracowników i przedsiębiorców. A zatem, jak poradzić sobie z milionem bodźców w domu i stworzyć namiastki work-life balance?
Obowiązkowy home office
Wprowadzenie pracy zdalnej spowodowanej ogłoszeniem przez Światową Organizację Zdrowia pandemii koronawirusa (1) to w wielu firmach zderzenie się z zupełnie innym światem oraz sprawdzian z elastycznego i ekspresowego dostosowywania się do nowych warunków pracy. Mimo, że dla wielu pracowników i pracodawców długotrwały home office to nowość, praca zdalna z powodzeniem wykorzystywana jest między innymi wśród freelnacerów, dzięki czemu można wykorzystać wiedzę, doświadczenia i spostrzeżenia „starych wyjadaczy”.
Zalety i wady pracy zdalnej
W roku 2019 agencja Buffer (2) w celu próby zrozumienia świata pracy zdalnej przeprowadziła badanie wśród niemal 2500 osób pracujących w domu m.in. w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Francji, Niemczech i Irlandii. Z opublikowanego raportu wynika, że 99% badanych nie wyobraża sobie pełnego powrotu do pracy w biurze i pragnie choć część swojej pracy wykonywać zdalnie. Co więcej, 95% respondentów poleca innym osobom przejście na pracę zdalną. Jako największą wartość tego trybu pracy badani wskazują elastyczny plan dnia oraz możliwość pracowania z różnych lokacji. Pracownicy zdalni borykają się jednak m.in. z rozdzielaniem pracy od życia prywatnego (22%), samotnością (19%), współpracą i komunikacją ze współpracownikami (17%) oraz rozpraszaniem uwagi w domu (10%). Co więc robić by nie pogubić się w zakamarkach pracy zdalnej?
Wyznaczanie celu
Działanie bez określonego celu obniża wydajność i motywację do pracy. By właściwie określić cel i skutecznie dążyć do jego realizacji Brian Tracy sugeruje zastosowanie choćby jednego z siedmiu etapów wyznaczania i osiągania celów, do których należą:
- sprecyzowanie dążeń,
- zanotowanie myśli,
- wyznaczenie terminu osiągnięcia celu,
- sporządzenie listy czynności, które są niezbędne do osiągnięcia celu,
- nadanie zapisanej liście formy planu,
- natychmiastowe rozpoczęcie działań zgodnie z określonym planem,
- rozłożenie pracy w taki sposób, by codziennie wykonywać działania zbliżające do osiągnięcia głównego celu (3).
Nie pozostaje nic innego jak usiąść z długopisem i kartką by nakreślić cele na najbliższy czas.
Harmonogram dnia
Praca w biurze ma swój rytm i stałe punkty, dzięki którym pracownik wie, kiedy jest czas na kawę, a kiedy na wzmożoną aktywność. Pracując w domu często plan dnia nie istnieje przez co wykonywana praca może stać się nieefektywna, a brak ram sprawi, że będzie trwała w nieskończoność. Planowanie dnia, a więc de facto zarządzanie czasem, najlepiej wykonać danego dnia rano lub poprzedniego dnia wieczorem. Robert W. Bly zaleca codzienne rozpisanie czynności w godzinnych segmentach i zapisanie ich na planerze ściennym lub biurkowym tak, by cały czas były widoczne (4). Harmonogram powinien zawierać zadania zgodnie z ich priorytetem. Warto wziąć pod uwagę, że planowane przedsięwzięcia muszą być realne do wykonania w danym dniu lub innym ściśle określonym czasie. W przeciwnym razie, stworzony harmonogram może prowadzić do niepotrzebnych frustracji i niezadowolenia z niezrealizowanych zadań.
W pigułce:
- zapisz harmonogram na kartce,
- powieś harmonogram w widocznym miejscu,
- ustal priorytety,
- harmonogram musi być możliwy do zrealizowania.
Szata zdobi człowieka
Praca poza domem wymaga właściwego ubioru, mniej lub bardziej formalnego. Ta sama zasada dotyczy pracy w domu. Piżama i dres, ze względu na kojarzenie się z odpoczynkiem, rozleniwiają zamiast zachęcać do skupienia. „Idąc” do pracy w domu warto ubrać się w strój zbliżony do tego, który zazwyczaj zakłada się do pracy. Nie należy przesadzać i siedzieć w domu w garniturze czy żakiecie, ale jeśli planowana jest wideokonferencja warto pomyśleć o koszuli, bluzce i neutralnych spodniach – nigdy nie wiadomo czy nie trzeba będzie wstać przy działającej kamerce.
W pigułce:
- ubiór ma znaczenie,
- casual jest ok.
Nine-to-five home office
Praca w domu nie oznacza pracy przez całą dobę. Nie trzeba być w gotowości do pracy od rana do nocy, chyba, że deadline spędza sen z powiek. Zaplanowanie godzin, w trakcie których będziemy rzeczywiście poświęcać się pracy, czy to będzie standardowe nine-to-five (9:00 – 17:00) czy inny przedział czasowy, pozwoli na oddzielenie pracy od czasu wolnego. Istotnym jest by poinformować o ustalonych godzinach naszych współpracowników. Maile otrzymane późnym wieczorem zazwyczaj nie są tak ważne by odpowiadać na nie natychmiast. Jeżeli praca w nietypowych godzinach nam odpowiada warto ustalić godziny wolne od pracy w ciągu dnia, a napisane w nocy maile wysłać rano.
W pigułce:
- ustal konkretne godziny aktywności zawodowej,
- poinformuj zespół o godzinach pracy.
Własny kąt
Wyznaczenie dobrego miejsca do pracy w warunkach domowych nie powinno sprawić większych trudności. Idealne miejsce powinno być wyposażone w wygodny fotel, biurko, dobre oświetlenie i względną ciszę. Architekci wnętrz zalecają zadbanie o rośliny w okolicach domowego biura oraz zabawne elementy designu (5). Warto zastanowić się, w którym miejscu w domu pracuje się najlepiej i tam zorganizować swoje biuro. Przenoszenie się z miejsca na miejsce, z kanapy w salonie do stołu w kuchni nie będzie pozytywnie wpływało na skupienie się i efektywność pracy. Nasze stanowisko powinno być uporządkowane, a po zakończonej pracy uprzątnięte z kalendarzy, dokumentów i notatek by móc bez wyrzutów sumienia udać się na zasłużony odpoczynek.
W pigułce:
- ustal stałe miejsce pracy,
- utrzymuj porządek na biurku,
- zadbaj o rośliny,
- chowaj „pracę” po pracy.
Dystraktory out
Będąc w pracy w domu, w godzinach, w których zaplanowana jest realna aktywność zawodowa należy pozbyć się wszystkich rzeczy, które mogą rozpraszać uwagę. Jeśli istnieje potrzeba skupienia się na zadaniu najlepiej jest wyłączyć telewizor, radio, niepotrzebne do pracy karty w przeglądarce, powiadomienia komunikatorów, które nie służą do bezpośredniej komunikacji z szefem, członkami zespołu czy klientami. To nie czas na zerkanie na portale społecznościowe, wiadomości czy plotki. Rozproszenie spowoduje „rozwleczenie” pracy, a zatem utratę cennego wolnego czasu.
W pigułce:
- wyłącz radio i tv,
- wycisz powiadomienia.
Komunikacja z zespołem
Ustalenie narzędzi wykorzystywanych do pracy zdalnej i zawężenie ich do dwóch lub trzech (w zależności od potrzeb) pozwoli na zniwelowanie chaosu komunikacyjnego i uporządkowanie pracy. Wybór jednego komunikatora do pracy w zespole oraz jednej platformy do zarządzania czasem i zadaniami w zupełności wystarczy. Dobrym i docenianym przez zespoły pomysłem jest wyznaczenie cyklicznych spotkań na wideokonferencjach (określony uprzednio dzień, godzina i długość spotkania) oraz rozpisanie i wcześniejsze przekazanie agendy.
W pigułce:
- wybierz 2 lub 3 narzędzia do komunikacji,
- ustal godziny spotkań,
- opracuj agendę spotkań.
Obijanie się i dbanie o siebie
Miłosz Brzeziński proponuje efektywne obijanie się i co jakiś czas oderwanie od pracy by spojrzeć na wykonywane zadania z dystansu i, przede wszystkim, pozwolić głowie odpocząć od myślenia (6). Zadbanie o realizację podstawowych potrzeb to w home office prawdziwy must have. Śniadanie, ulubiony napój, przekąska i przerwy powinny stanowić nieodłączny element dnia. Nie tylko dlatego by nie przechodzić od biurka do kuchni co parę minut, ale by zachować równowagę psychiczną i właściwą motywację do pracy.
W pigułce:
- daj odpocząć mózgowi,
- rób przerwy,
- dbaj o siebie.
Postaw na relacje
Praca zdalna często oznacza pracę indywidualną lub pracę z ograniczonym kontaktem z członkami zespołu i klientami. Wideokonferencja nie zastąpi realnego kontaktu z drugim człowiekiem. Poza obrazem w komputerze ważny jest gest, poczucie bliskości, jedności i przynależności do grupy. Nie samą pracą człowiek żyje, a więc zdalne spotkanie z współpracownikami okraszone dobrym jedzeniem może sprzyjać rozwijaniu relacji w zespole. Zadbanie o więzi rodzinne i koleżeńskie jest równie istotne jak zadbanie o przestrzeń i warunki sprzyjające rozwojowi zawodowemu. Wystarczy poświęcić się rozmowie z drugą osobą (na temat niezwiązany z pracą) lub zadzwonić do znajomych, których z różnych powodów zaniedbaliśmy a obiecywaliśmy sobie, że jak w końcu znajdziemy czas to zadzwonimy – to jest właśnie ten moment. W okresie wzmożonej pracy zdalnej zachowajmy zdrową równowagę.
W pigułce:
- rozmawiaj z bliskimi,
- odnów znajomości,
- bądź obecny/obecna.
Nowe zawody a praca zdalna
Poszerzająca się lista nowopowstałych zawodów z zakresu sprzedaży, marketingu i tworzenia contentu pożądanych w latach 2020-2022 według World Economic Forum, na której znajdują się takie profesje jak:
- Social Media Assistant (1 miejsce),
- Social Media Coordinator (4 miejsce),
- Digital Marketing Specialist (7 miejsce),
- Content Producer (12 miejsce),
- Content Writer (13 miejsce)
- aczy Digital Specialist (15 miejsce)
pozwala na rozszerzenie oferty zawodów wykonywalnych zdalnie (7). Co to oznacza? Coraz większa liczba pracowników najprawdopodobniej będzie wykonywała zawody niewymagające obecności w siedzibach lub oddziałach firm, dzięki czemu pracodawcy będą mogli obniżyć koszty związane z utrzymaniem powierzchni biurowych. Praca zdalna może zatem stać się normą dla zawodów związanych z szeroko pojętymi nowymi mediami.
Pożądane umiejętności
Praca zdalna wymaga od pracownika wysokiej motywacji, samodyscypliny, dobrej organizacji i umiejętności zarządzania czasem. Badania przeprowadzone w 2011 roku przez Institute for the Future for the University of Phoenix Research Institute dotyczące umiejętności niezbędnych w pracy do roku 2020 (a więc do dziś), wskazują między innymi na potrzebę rozwoju inteligencji społecznej, nowatorskiego i adaptacyjnego myślenie, posługiwania się nowymi mediami, myślenia projektowego i umiejętności współpracy w świecie wirtualnym (8). Dla porównania, najnowszy raport „Future of skills. Employment in 2030” opracowany przez Pearson, Nesta i Oxford Martin School do umiejętności niezbędnych w najbliższym dziesięcioleciu zalicza kompleksowe rozwiązywanie problemów, współdziałanie, szybkie reagowanie, zarządzanie czasem, myślenie logiczne i krytyczne oraz uczenie siebie i innych (9). Tworzenie warunków sprzyjających rozwijaniu powyższych umiejętności u studentów jest jednym z kluczowych elementów działalności Collegium Da Vinci.
W czasie pracy i nauki zdalnej studenci oraz wykładowcy kierunków takich jak Mediaworking mają możliwość wykorzystania umiejętności i predyspozycji do realizacji zadań w home office oraz nabycia wielu nowych i ciekawych doświadczeń, które z powodzeniem będą mogli wykorzystać w pracy zawodowej związanej między innymi z social mediami.
Bibliografia
- Światowa Organizacja Zdrowia, WHO Timeline – COVID-19, https://www.who.int/news-room/detail/08-04-2020-who-timeline—covid-19 (dostęp: 12.04.2020).
- Buffer, State of Remote Work, https://buffer.com/state-of-remote-work-2019 (dostęp: 10.04.2020).
- Tracy B., Zjedz tę żabę. 21 metod podnoszenia wydajności w pracy i zwalczania skłonności do zwlekania, MT Biznes, 2010, str. 23-28.
- Bly R. W., Make Every Second Count: Time Management Tips and Techniques for More Success with Less Stress, Red Wheel/Weiser, 2010.
- Fetell Lee I., 9 ways to make working from home more joyful, https://www.aestheticsofjoy.com/2020/03/9-ways-to-make-working-from-home-more-joyful/ (dostęp: 15.04.2020).
- Brzeziński M., Życiologia, czyli o mądrym zarządzaniu czasem, 989 – Instytut Kreowania Skuteczności, 2017, wyd. 2, str. 55-56.
- World Economic Forum, Jobs of Tomorrow. Mapping Opportunity in the New Economy, 2020, https://www.weforum.org/reports/jobs-of-tomorrow-mapping-opportunity-in-the-new-economy (dostęp: 10.04.2020).
- Institute for the Future for the University of Phoenix Research Institute, Future Work Skills 2020, 2011, http://www.iftf.org/uploads/media/SR-1382A_UPRI_future_work_skills_sm.pdf (dostęp: 05.04.2020).
- Pearson, Nesta, Oxford Martin School, Future of skills. Employment in 2030, http://umiejetnosci2030.pl/#rynek-pracy (dostęp: 23.03.2020).