W coraz większej liczbie firm jest obecny dział Komunikacji Wewnętrznej, ale warto pamiętać, że tak naprawdę odpowiada za nią każdy z pracowników. W końcu wszyscy w firmie jakoś musimy się ze sobą porozumiewać.
Dlatego, niezależnie od stanowiska, dobrze jest stosować najważniejsze zasady, gwarantujące płynną wymianę informacji. A że wciąż dominującym kanałem komunikacji jest email, to właśnie wskazówki dla tego sposobu wysyłania wiadomości znajdziesz poniżej.
Na początku był temat
Zanim w ogóle przejdziemy do zawartości maila, zacznijmy od kwestii absolutnie podstawowej, a jest nią tytuł maila. Dobry temat, czyli taki, który odpowiada zawartości wiadomości, potrafi oszczędzić masę czasu zarówno Tobie, jak i odbiorcy. Jeśli w momencie pisania maila postanawiasz zatytułować go np. W nawiązaniu do dzisiejszej rozmowy, zastanów się, czy będziesz wiedzieć o jaką rozmowę chodzi podczas poszukiwania tej korespondencji np. dwa miesiące później, żeby zweryfikować ustalenia. Szkoda nerwów.
Przy okazji – według statystyk najlepiej sprawdzają się tematy o długości 30-50 znaków.
Im prościej, tym lepiej
Większość odbiorców Twoich maili nie ma czasu na długie wiadomości, w których pierwszy akapit to tzw. “rozbiegówka”, która często nic nie wnosi i równie dobrze mógłaby zaginąć podczas przesyłania między serwerami.
Czytanie maili ma często więcej wspólnego z pobieżnym skanowaniem niż analizowaniem każdego zdania, dlatego umiar jest tutaj na wagę złota. Im mniej treści, tym łatwiejsze dotarcie z przekazem. Ale nie można też przesadzić z minimalizmem. Warto trzymać się zasady, że wiadomość powinna zamknąć się w przedziale ok. 50-130 wyrazów.
Zadbaj o detale
- W poprawie jakości maila pomaga odpowiednie formatowanie. Jeśli w treści maila wymieniasz różne elementy, dużo lepiej jest ująć to w kolejnych punktach niż kompresować wszystko w jednym ciągu zdań.
- Pogrubianie części zdań to kolejne rozwiązanie, które bardzo pomaga odbiorcy w efektywnym skanowaniu treści i wyłapywaniu kluczowych fragmentów.
- W przypadku dłuższych wiadomości (szczególnie gdy absolutnie nie jest możliwe skrócenie treści do rekomendowanych 130 słów), postaraj się podzielić całość na mniejsze bloki, dodając śródtytuły.
- Wezwanie do działania (CTA – Call To Action) to element typowy dla teści marketingowych, który jednak świetnie sprawdza się również w komunikacji wewnętrznej. Jeśli oczekujesz od odbiorcy konkretnego działania, napisz o tym wprost (im prościej, tym lepiej).
Dostosuj treść do odbiorcy
Mail do dobrego znajomego z pracy pozwala na dużo luźniejsze formułowanie treści niż wiadomość wysyłana np. do szefa działu HR, czy dyrektora IT. Każdy z nich będzie też inaczej wyglądał.
Choć nie jest to zasadą zapisaną w kamieniu, często sprawdza się podejście komunikowania “na miękko” z działami zajmuącymi się tzw. tematami miękkimi (jak np. HR) i pisania konkretnie i maksymalnie krótko np. z osobami z IT.
W pisaniu “na miękko” warto jednak zadbać o szczerość w formułowaniu treści. W moim odczuciu, formułka “Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku” na samym początku maila ma niewiele wspólnego z dobrą komunikacją. Osobiście nigdy z niej nie korzystam, bo brzmi dla mnie zbyt fałszywie i jak z szablonu wysyłanego przez robota. Warto poszukać alternatywy, która zabrzmi naturalne dla danego odbiorcy. Jeśli nie jest to konieczne najlepiej jednak wybrać ścieżkę skracania treści i od razu przejść do meritum.
Ale – zgodnie ze śródtytułem dla tego fragmentu artykułu – to do Ciebie finalnie należy dostosowanie treści do odbiorcy, ale także do organizacji. Jeśli pracujesz w międzynarodowej firmie, trzeba mieć na uwadze, że w niektórych krajach np. w Brazylii, możesz nawet kogoś urazić jeśli w Twoim mailu zabraknie chociażby wspomnianego powyżej “miękkiego” rozpoczęcia lub (jeszcze lepiej) jego bardziej rozbudowanej wariacji.
Bądź swoim redaktorem
Mail napisany, wszystko pięknie sformatowane i wydaje się ok? Pamiętaj, że jeśli coś tylko wydaje się być ok, to niekoniecznie takie jest – przejrzyj treść jeszcze raz zanim klikniesz wyślij. Wszystkie te literówki, chochliki i załączniki, które nie zostały dodane do wiadomości, tylko czekają na zameldowanie się w hali odlotów bez przejścia przez bramki kontroli bezpieczeństwa.
Warto poświęcić dodatkowe dwie minuty, żeby mieć pewność, że naprawdę jest ok.
Gdy zamiast Kochanowskiego jest Szekspir
Co jeśli korespondencja musi być prowadzona po angielsku, a Ty nie czujesz się swobodnie pisząc w języku Szekspira? Jeśli to bardzo istotna kwestia, w której pełna poprawność językowa jest kluczowa, wtedy warto skorzystać z pomocy profesjonalisty np. biura tłumaczeniowego (może przydać się zawarcie umowy o poufności tzw. NDA) lub native speakera z wewnątrz organizacji. Jednak najczęściej wystarczy wsparcie rozwiązań dostępnych online, które są już na bardzo zaawansowanym poziomie.
Jeśli chcesz przetłumaczyć swój tekst na angielski, świetnie sprawdza się zwykły Google Translator. A gdy już masz tekst po angielsku, warto zrobić dodatkowy proofreading. Jeśli nie mam czasu posiłkować się wsparciem zewnętrznym, najczęściej korzystam z aplikacji Grammarly, która sprawdza się naprawdę dobrze jako narzędzie do spojrzenia drugim okiem na treść po angielsku.
Melisa lepsza niż email
Nigdy nie odpisuj na maila w nerwach. Późniejsze poczucie winy za wybranie programu pocztowego do spuszczenia pary może okazać się Twoim najmniejszym (choć bardzo nieprzyjemnym) zmartwieniem. Jeśli możesz odczekać z odpisaniem kilka godzin, albo do kolejnego dnia, to skorzystaj z tego przywileju.
A może wcale nie musisz odpisywać?
Napisałem maila, który mógł być telefonem
No właśnie, a co jeśli nie zawsze warto pisać maila? Czasem wymiana zdań jest na tyle burzliwa i wymaga tak dużego zaangażowania rozmówców w generowanie kolejnych wiadomości, że lepiej jest po prostu chwycić za słuchawkę albo podejść do biurka i przegadać temat. Technologia jest super, ale zwykła rozmowa na żywo wciąż ma swoje niezaprzeczalne zalety.