Adriana Szmuc
Magister ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. Absolwentka studiów podyplomowych z projektowania usług.
W Collegium Da Vinci pełni rolę dyrektor Centrum Organizacji Dydaktyki.
To był listopad. Pochmurny, deszczowy, szary… Na dodatek sobota. Kto w taki dzień wstaje do pracy?
Ja wstać musiałam. Sobotni dyżur to jedno z większych wyzwań na uczelni. Dla studentów niestacjonarnych, którzy odwiedzają Collegium Da Vinci mniej więcej co dwa tygodnie, to często jedyna okazja, by odwiedzić dziekanat i dopytać o ważne dla nich sprawy. Już z daleka widzę… czarno. Kolejka dłuższa niż po lody na Kościelnej. Czego oni znowu chcą?
Ale od początku…
To był trudny moment. Dla przyszłości uczelni kluczowy. Liczba studentów spadała. Koszty nie. Było duże ryzyko, że nie utrzymamy się na rynku. Stworzenie nowej, silnej uczelni, wymagało od nas całkowitego przewrotu wewnątrz organizacji. I albo weźmiemy się wszyscy w garść, albo skończymy tę przygodę.
Ruszyliśmy. Tworzyliśmy nową strukturę administracyjną i naukową. Usprawnialiśmy procesy, aby praca naszych pracowników była wydajniejsza. Zmienialiśmy usługi dla studentów. Uczyliśmy się i tworzyliśmy nową jakość. Dla wszystkich. Ja, wraz z moim zespołem, odpowiadamy w CDV za realizację usług związanych z administracją uczelni. W naszym biurze obsługi pojawia się każdy – wykładowca, kandydat, student, matki studentów, ciotki, dzieci, zdarzają się też psy. Studenci pytają o wszystko. Od nazwisk wykładowców zaczynając, po hasła do e-maili. Pytają o plany zajęć, numery sal, gdzie jest szatnia, gdzie zrobić badania, jak zalogować się w systemie, co zrobić, bo zgubili legitymację, jak trafić do toalety. I powiedzmy sobie szczerze… Te pytania, jakiś czas temu, nie były dla nas wygodne. Skąd mieliśmy wiedzieć, dlaczego w sali na 4 piętrze nie działa wentylacja? Skąd pomysł, że u nas są osoby, które pomogą znaleźć miejsce parkingowe? Dlaczego mamy pytać wykładowcę, czy będzie dzisiaj na uczelni? Byliśmy w centrum dowodzenia jako jednostka informacyjna – bez odpowiedzi na większość zadawanych pytań.
To był czas, w którym nie mieliśmy kontaktu z częścią dydaktyczną na Uczelni. Był taki umowny podział – „dydaktyka” i „administracja”. My robiliśmy swoje, „oni” swoje… Nikt nie miał pojęcia, co robi „druga” strona.
Ile razy wykładowca mówił studentowi, że u nas dowie się wszystkiego w jakiejś sprawie, a my nie wiedzieliśmy, o co w ogóle chodzi. Frustracja rosła.
– Ale tu chaos – słyszeliśmy narzekania.
Wykładowcy narzekali na nasz dział, a my narzekaliśmy na wykładowców.
I przyszła ta listopadowa sobota. 50 osób w kolejce. Większość wkurzonych.
– Gdzie mamy pisać zaliczenie? Bo w wyznaczonej sali nikogo nie ma!
Wykładowca zmienił salę, ale na skutek splotu okoliczności informacja do nikogo nie dotarła. Odpieraliśmy szturm pełnych złości studentów. Oberwaliśmy, choć nie mieliśmy wpływu na sytuację.
“To był bardzo trudny dzień. I bardzo potrzebny. Pozwolił mi zobaczyć, że nasza organizacja to skomplikowany układ naczyń połączonych, gdzie mieszają się zadania pracowników różnych działów z zadaniami wykładowców, którzy uczą studentów, i z tysiącami studentów, którzy otrzymują informacje z różnych źródeł”.
I jeśli w jednym miejscu naszej organizacji coś się przestawia, to trzeba przewidzieć mnóstwo mini konsekwencji w innych miejscach całego układu. Wtedy zrozumiałam, że najważniejsza, z perspektywy mojego zespołu, który jest odpowiedzialny za komunikację ze studentem, jest komunikacja z każdym możliwym „naczyniem” w naszej organizacji. Trzeba się było tego nauczyć. Przeszliśmy przez mnóstwo nieporozumień, ciężkich konfrontacji, trudnych rozmów. Administracja z wykładowcami, managerowie z managerami, pracownicy z pracownikami.
Powoli przestawaliśmy się bawić w głuchy telefon. Zrozumieliśmy, że musimy sobie szczerze i otwarcie mówić o tym, co nas boli i co możemy zrobić lepiej. Bo jak nie dasz informacji zwrotnej, to nic się nie zmieni. Spójny przepływ informacji daje poczucie bezpieczeństwa, że ktoś nad tym panuje, że wszystko jest ustalone. Bo przecież chcemy, żeby było lepiej nam wszystkim.
Już nie słyszymy od studentów, że mamy chaos. I w ogóle od jakiegoś czasu mają mniej pytań. Nasze naczynia połączone pracują na pełnych obrotach. Jak jeden organizm.
Projekt „Ciekawych ludzi historie”
Historia Collegium Da Vinci to przede wszystkim historie ludzi, którzy ją tworzą – historie ludzi ciekawych, na co dzień pracujących w CDV. Wielu z nich zdecydowało się opowiedzieć o uczelni spisując swoje wspomnienia… oddając w ręce czytelników kawałek siebie. Opowieści prorektora i dziekanów, kierowników katedr i pełnomocników, a także dyrektorów i specjalistów w pionie administracji, najlepiej powiedzą Wam kim jesteśmy i jakie wspólnie tworzymy miejsce.
Publikację „Ciekawych ludzi historie” zrealizowaliśmy we współpracy z dr Moniką Górską – reżyserem, wykładowcą, autorem, mentorem, twórcą Mistrzowskiej Szkoły Storytellingu Biznesowego online i jej Fabryką Opowieści.
Pobierz całą publikację w pliku PDF: Ciekawych ludzi historie