Brałem udział w wielu rozmowach, które rozpoczynały projekt. Przedstawiano tam pomysł, plan działania, ludzi odpowiedzialnych za poszczególne fazy projektu i oczekiwany efekt końcowy. Nigdy jednak nie słyszałem, aby na takich rozmowach poruszano problem ryzyka w zarządzaniu projektem. Wtedy mnie to specjalnie nie dziwiło, dziś jest to dla mnie bardzo zaskakujące. Ryzyko według mnie jest integralną częścią projektu i nie można go ignorować przy planowaniu. Taka postawa może spowodować nieprzyjemne niespodzianki w czasie realizacji projektu
Ryzyk w zarządzaniu projektu mamy wiele. Ale nie o ich rodzajach chcę dzisiaj pisać. Bardziej interesuje mnie, w jaki sposób mogą one wpłynąć na planowanie projektu i jego rozwój. Jak je wykorzystać, by ominąć niebezpieczeństwa, które mogą zaprzepaścić nasz wysiłek włożony w realizację projektu.
Kiedy rozpoczynamy planowanie projektu, jest to najlepszy moment, aby poszukać ryzyk. Dużą rolę odgrywa tutaj rozmowa ze wszystkimi akcjonariuszami projektu i skorzystanie z ich doświadczenia. Dobrze jest wypisać wszystkie możliwe niebezpieczeństwa, nawet te mało prawdopodobne, a następnie spróbować zwizualizować, kiedy one mogą wystąpić. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby poszczególne ryzyko się pojawiło. Świadomość niebezpieczeństwa, nie tylko w czasie realizacji projektu, znacznie zmniejsza możliwość jego wystąpienia.
Ignorowanie zaś ryzyk pod przykrywką braku czasu na rozmowę o czymś, czego teraz nie ma, jest igraniem z ogniem. Zbyt dużo dobrych projektów zakończyło się porażką, aby nie wziąć pod uwagę, że planowanie wraz z uwzględnieniem ryzyk, daje dużo większą szansę na sukces.
Spójrzmy na życie codzienne. Nasze plany niemalże zawsze uwzględniają ryzyko. Kiedy planujemy podróż samochodem, bierzemy pod uwagę pogodę, gdyż chcemy wyeliminować ryzyko wypadku spowodowane złą aurą. Kiedy pokazujemy dziecku drogę do szkoły, by mogło tam chodzić samo, wybieramy trasę czasem dłuższą, ale omijającą niebezpieczne i trudne do przejścia miejsca, aby uniknąć wszelkich możliwych nieprzyjemnych zdarzeń. Oczywiście planowanie z uwzględnieniem ryzyka, nie wyklucza wystąpienia ryzyka, jednakże zmniejsza prawdopodobieństwo jego pojawienia się i dotkliwość konsekwencji. A to już jest samo w sobie wartością dodaną.
Ryzyko jest szansą, ponieważ jeśli je wcześniej zauważymy, jesteśmy w stanie je ominąć, co może przełożyć się na lepiej jakościowo wykonane zadanie lub szybsze zakończenie projektu. Poznanie ryzyk daje też poczucie większej świadomości na temat projektu, co z kolei przyczynia się do bardziej celnych decyzji już w czasie jego realizacji.
Co zaskakujące ryzyko może okazać się szansą dla każdego projektu, dlatego warto poświęcić mu czas już na etapie planowania. Przeciwdziałanie jest zawsze lepsze niż naprawianie. A życzyłbym sobie i każdemu czytelnikowi, by własnych realizacji projektów naprawić nie musiał.