Zamiast wstępu
Pandemia zmienia wszystko: relacje społeczne, formy edukacji, zasady pracy. A, o tym już wszyscy pisali… Rzadko kto pisze o błahych sprawach, które jednak nie wpływają pozytywnie na naszą produktywność i organizację czasu. Wiem, niektórym może wydawać się dziwne, że w czasie, gdy tysiące ludzi choruje, setki umiera ja piszę o tzw. zjawisku „prawdziwych” problemów człowieka XXI wieku. Ale dzisiejszy dzień i każdy poprzedni skłonił mnie do napisania o mailach. Tak, o mailach, których odbieramy dziesiątki dziennie, setki tygodniowo, tysiące miesięcznie. Dlaczego tak się dzieje? Bo część ludzi nie wie do czego służą pola DO (TO), DW (CC) oraz UDW (BCC). Nie chcę oczywiście nikogo pouczać, nie taka moja rola – sam popełniam jeszcze często błędy, o których napiszę zaraz. Choć jak to mawia klasyk „ja cały czas się uczę”.
Tajemnicze maile i jeszcze bardziej tajemnicze pola
Ilość maili w mojej służbowej skrzynce z dnia na dzień zwiększa się. Na początku myślałem, że to głównie spam lub inne wiadomości związane z moją subskrypcją w różnych portalach tematycznych, branżowych i sklepach internetowych (tego nie powinienem napisać, bo to poczta służbowa przecież). Postanowiłem więc dokonać pierwszego kroku w celu optymalizacji ilości spływających wiadomości. Każdy mail przesłany z serwisu, w którym kiedyś zarejestrowałeś się (czy to była rejestracja na szkolenie, konferencję, pobranie materiału, rejestracja usługi) w stopce ma link do usunięcia twojego adresu z bazy subskrybentów. W dwóch-trzech krokach możesz wypisać się i nie będziesz już otrzymywać niechcianych wiadomości. Warto zatem prześledzić maile i wypisać się z inicjatyw, które już Cię nie interesują. W przyszłym tygodniu otrzymasz ok. 5% mniej wiadomości. To jednak nie pomaga.
Kolejne maile spływają każdego dnia już od godziny 6 rano. W tak zwanym „międzyczasie” odbywasz kolejne spotkania na Meets lub ZOOM. Pomiędzy spotkaniami wykonujesz telefony i pracujesz nad ważnymi dokumentami, które przecież kiedyś trzeba skończyć. O godzinie 10:00 masz już 20 nieprzeczytanych wiadomości, o 12:00 jest ich 28, o 14:00 liczba zbliża się do 50, o 16 popołudniu, pijąc kawę i sprawdzając skrzynkę – wiadomości przesłane do Ciebie zbliżają się niebezpiecznie do magicznego poziomu „bliżej setki”. Myślisz sobie – wiele spraw do załatwienia. Jest pandemia – mail po części zastępuje komunikację face to face. Gdybyś był w biurze sytuacja (może?) wyglądałaby inaczej. Nic bardziej mylnego.
Wiadomości, których tak naprawdę nie potrzebujesz
Zaczynasz przeglądać pocztę. Pierwsza wiadomość jest ważna i odpowiadasz na nią. Kolejne 8 wiadomości właściwie nie dotyczą Ciebie. To tylko odpowiedzi poszczególnych współpracowników wysyłane do wszystkich adresatów maila, który dotyczył ustalenia terminu spotkania. Kolejny ważny mail do Ciebie – odpowiadasz. Następne wiadomości to szereg informacji i pytań w stylu: „Wyślę Ci to jutro”, „Dotarł załącznik?”, „Podejdź do mnie jak będziesz w biurze”. Czterdziesta trzecia wiadomość w kolejce to pytanie adresowane do 15 osób: „Czy we wtorek o 9:00 pasuje Wam spotkanie na Meets?”. Następne 15 wiadomości to pojedyncze odpowiedzi na wcześniejsze pytanie. W zgrozo, jeśli komuś termin nie odpowiada i pisze o tym. Wtedy następuje mailowa dyskusja ze wszystkimi czy nowy termin pasuje. Kończysz odczytywać maile, ale one w trakcie nadal spływały. Czy tak ma wyglądać życie? Czy tak ma wyglądać praca w pandemii?
Zamiast podsumowania – kilka wskazówek
Kilka prostych zasad i wyjaśnień pomoże nie tylko Tobie, ale również innym zoptymalizować czas przeznaczony na te „ważne” wiadomości, które przez cały dzień spływały.
Wskazówka 1: Jeśli wysyłasz maila do danej osoby i chcesz lub musisz kogoś o tym poinformować (np. przełożonego) dodaj tę osobę do DW. Jeśli nie musisz – nie rób tego na siłę. Nikt się nie obrazi, uwierz mi!
Wskazówka 2: Jeśli otrzymujesz maila z jakimś materiałem lub komunikatem jako jeden z 15 odbiorców, potwierdź lub podziękuj tylko osobie, która go wysłała. Przesłanie potwierdzenia do wszystkich spowoduje lawinę „potwierdzeń” od innych i 1 mail zamieni się nagle w 15. To nie jest koncert podziękować, naprawdę!
Wskazówka 3: Jeśli ustalasz spotkanie z grupą osób wykorzystaj do tego np. Kalendarz Google. Każdy będzie miał możliwość potwierdzenia kliknięciem, odrzucenia spotkania lub zaproponowania innego terminu. Nie musisz wysyłać dodatkowego zaproszenia mailem, po którym pojawi się na Twojej skrzynce koleje kilka/kilkanaście potwierdzeń. Oni przyjdą na spotkanie, widzą je w kalendarzu, serio!
Wskazówka 4: Jeśli chcesz zapytać o jakąś małą rzecz, która nie wpłynie bezpośrednio na losy świata – wykorzystaj do tego komunikator (np. Hangouts) zadając pytanie. To szybkie i sprawne rozwiązanie. Tak też można!
Wskazówka 5: Jeśli wysyłasz zbiorczego maila do grupy osób z zewnątrz organizacji – skorzystaj z pola UDW. Naprawdę nie wszyscy muszą wiedzieć, a często nie powinni wiedzieć, jaka jest cała lista adresatów (choć to akurat czasami ciekawe i można sobie poprzeglądać kogo temat dotyczy).
Wskazówka 6: Zastosuj się do powyższych 5 wskazówek i miej czas na dodatkową kawę 🙂
Odsiewając wszystkie maile, których adresaci i odbiorcy nie zastosowali dziś powyższych wskazówek zostało mi tylko 36 wiadomości w wciągu całego dnia, które były naprawdę ważne i musiałem na nie odpowiedzieć. Nie wiem jeszcze, co zrobię z zaoszczędzonym czasem. Pamiętaj jednak, że 8 godzin w pracy to 480 minut. 480 minut to 28800 sekund, a każda sekunda to pieniądz.
By żyło się lepiej, wszystkim.