Jeśli stoisz właśnie przed wyzwaniem startu swojego pierwszego biznesu lub projektu z pewnością zastanawiasz, jak najlepiej zorganizować sobie pracę. Jeśli dodatkowo wiesz, że nie będziesz jedynym uczestnikiem przedsięwzięcia musisz wziąć pod uwagę nie tylko swoje, ale i zespołu.
Poniżej przedstawiam kilka narzędzi, na które warto zwrócić uwagę przede wszystkim ze względu na prostotę ich obsługi i niski próg wejścia – bezpłatne okresy testowe lub bezpłatne korzystanie w podstawowej wersji.
Pierwsza będzie komunikacja!
Sukces każdego przedsięwzięcia, gdzie kontaktujesz się z zespołem i klientami powiązany jest z komunikacji. Pierwszym narzędziem po, który będziesz siegać z pewnością będzie e-mail. W tym przypadku warto zainwestować w coś, co będzie proste w obsłudze, łatwe do założenia i bezpieczne. Po przetestowaniu wielu opcji polecam konto w Google Workspace. Oprócz łatwości z korzystania (domena jest popularna, więc zapewne większość Twoich przyszłych współpracowników ją zna), ma możliwość gromadzenia plików na dysku, organizacji spotkań online przez kalendarz, tworzenia prostych stron internetowych i wiele innych. Porównanie funkcji w wersji płatnej i bezpłatnej znajdziesz tutaj.
Drugim narzędziem w obszarze komunikacji, które będzie potrzebne do efektywnego zarządzania projektem, zespołem będzie aplikacja, która umożliwia szybką komunikację i zarządzanie wątkami. Tutaj też można postawić na aplikację google, ale nie jest ono tak intuicyjne, jak na przykład Slack czy Discord. Obie aplikacje są w wersji podstawowej bezpłatne, mają możliwość zakładania wersji mobilnej i desktopowej. Pozwalają na tworzenie wielu wątków, kanałów otwartych i prywatnych – są także bardzo przyjazne w obsłudze.
Sprawdź porównanie obu komunikatorów.
Zadania, podzadania i checklisty…
Kiedy już wiemy, jak i gdzie będziemy się komunikować czas na zarządzanie zadaniami. Jest to bardzo ważny element organizacji pracy zespołu jak i firmy. Dobre narzędzie do przetwarzania zadań powinno być łatwe w obsłudze, przejrzyste, mieć możliwość oznaczania właścicieli danych zadań oraz ustalania terminów realizacji. Szczególnie w pracy zdalnej tego typu aplikacje powinno zapewniać łatwość w kontroli postępów prac. Tutaj na start rekomenduję Trello. Możemy w nim ustawiać proste tablice zadań jak i bardziej złożone projekty.
Trello pozwala na także na tworzenie kilku tablic, dzięki temu można tworzyć dedykowane do konkretnych obszarów zadań czy części projektów. Na przykład osobna tablica do działań sprzedażowych czy działań marketingowych.
W Trello możemy zarządzać uprawnieniami użytkowników, tablice mogą być widoczne dla poszczególnych osób lub z prawami do edycji. Na start narzędzie jest proste i bardzo intuicyjne, dostępne w wersji webowe, desktopowej jak i mobile.
Burza mózgów!
Przy niemal każdej nowej inicjatywie, projekcie pojawi się moment, gdzie będzie konieczna burza mózgów lub warsztat kreatywny. W obecnej rzeczywistości, gdzie nadal jeszcze trwa pandemia zazwyczaj tego typu spotkanie będzie należało przeprowadzić zdalnie. Narzędziami umożliwiającym tworzenie kreatywnych tablic są miro lub mural. W obu znajdziemy wiele funkcji do tworzenia makiet, struktur, prostych rysunków czy map procesów. Aplikacje posiadają także funkcje pracy na wirtualnych postitach umożliwiających segregację treści. Tworzone tablice można komentować, udostępniać a w wersji do kilku sztuk obie aplikacje są darmowe – mural i miro.
Podsumowując: opcji na korzystanie z darmowych narzędzi (czy na najbliższym programie) jest bardzo wiele. Warto już od początku rozpoczynając nowy projekt lub przedsięwzięcie ustalić z zespołem z jakich aplikacji będziemy korzystać oraz jak będziemy się komunikować.
Usystematyzowanie pracy zespołu do początku zapewni płynną pracę i transparentność wymiany informacji, co przełoży się na sukces przedsięwzięcia.