Pandemia dotknęła wszystkie obszary naszego życia. Każdy z nas czuł negatywne efekty izolacji, przejścia na pracę i naukę zdalną. Doskonale czujemy i zdajemy sobie sprawę ze wszystkich negatywnych skutków pandemii. Czy można jednak pokusić się o stwierdzenie, że są także pozytywne zmiany? W wielu organizacjach możemy zaobserwować usprawnienia, które przyniosły pozytywny impact nie tylko na efektywność biznesową, ale także funkcjonowanie zespołów.
Realne zaangażowanie zespołu w kreowanie zadań i celów
Wiele firm z powodu pandemii przeszło na pracę zdalną: jak pokazują badania nawet o 94 proc. więcej, niż w latach poprzedzających pandemię. W takiej sytuacji cele i założenia, z jakimi pracował biznes uległy zmianie. Firmy zaczęły skupiać się na myśleniu krótkoterminowym, intensywnej i regularnej komunikacji tego, co jest aktualnym priorytetem. Dzięki temu dużo częściej managerowie angażowali swoje zespoły do ustalania priorytetów i celów pracy, aby każdy wiedział co ma robić.
Wiele firm wprowadziło także regularne spotkania zespołowe (np. raz w tygodniu), aby komunikować priorytety pracy na dany tydzień. Wszystkie te działania spowodowały większe zaangażowanie zespołów w kreowanie zadań i celów. Członkowie zespołów mieli okazję wypowiedzieć się, jak ze swojej perspektywy widzą dany priorytet, co w wielu firmach wcześniej nie było praktykowane. Dało to szansę na zwiększenie realnego zaangażowania ludzi w cele nie tylko na poziomie zespołowym, ale także ogólnofirmowym.
Zwiększenie transparentności
Podczas kryzysu wiele firm przeszło na tryb komunikacji kryzysowej, czyli zbiorowe spotkania, gdzie komunikowane jest, jak firma zabezpiecza się na wypadek przedłużania się pandemii. Według badań wykonanych przez Great Digital 47% respondentów otrzymywało jasne informacje dotyczące swojej codziennej pracy i zadań. Aż 90% z nich wskazywało, że uczciwa i transparentna komunikacja jest dla nich ważna.
W wielu organizacjach managerowie odpowiedzieli na tę potrzebę, dzięki temu pracownicy uzyskali dostęp do informacji, które pozwoliły na zrozumienie działań podejmowanych przez firmę. Bardzo często przed pandemią takie spotkania w firmach nie miały miejsca.
Działania firmy dla managerów i zarządów wydawały się oczywiste i niewymagające argumentacji. Jednak narastające niepokoje i spadające morale w trakcie pandemii spowodowały, że transparentność w wielu firmach wyszła na wyższy poziom.
Wzmocnienie kooperacji i nowe kompetencje
Przeciągająca się praca zdalna oraz zmiana organizacji pracy to także pojawiające tzw. puste przebiegi – czyli obszary, gdzie nie mamy tyle zadań, aby wypełnić cały etat członkom zespołu. Wiele firm w związku z tym wprowadziło działania rozszerzające lub zmieniające zakres zadań danych osób. Jedna z poznańskich firm z branży marketingowej, która swoje działania opierała głównie na organizacji konferencji i szkoleń, postawiła na zmianę zakresu obowiązków. Członkowie zespołów mieli szansę spróbować swoich sił w zupełnie innych obszarach.
Kolejnym popularnym rozwiązaniem, które pojawiało się w firmach było współdzielenie zdań. W niemal każdej organizacji mamy zadania odkładane na później, którymi nigdy nie ma czasu się zająć lub dotyczą one obszarów na tyle dobrze funkcjonujących, że przy codziennej bieżące nie mamy do nich głowy. Czas spowolnienia był okazją, aby zająć się takimi wyzwaniami. Często firmy w ramach zadań tworzyły zespołu składające się z osób z różnych obszarów, co wzmacniało kooperację i współpracę, która do tej pory była po prostu niemożliwa.
Zwiększenie efektywności finansowej
Sytuacja wywołana pandemią ma wpływ nie tylko na zarządzanie zespołem, ale także na zarządzanie organizacją pod kątem biznesowym. W praktyce dużo firm stanęło przed trudnymi decyzjami na przykład ograniczania benefitów, do których pracownicy zdążyli się już przyzwyczaić.
W raporcie wykonanym przez firmę Sodexo możemy przeczytać:
Najczęstsze zmiany w polityce benefitowej dotyczyły likwidacji części benefitów lub zmniejszenia ich wartości.
Sporo firm oprócz redukcji benefitów, zweryfikowało je także pod kątem użyteczności i wykorzystywania przez zespół. Dodatkowe zmiany często dotyczyły zmian programów premiowych, weryfikacji użyteczności narzędzi i systemów pracy, czy przestrzeni biurowej. To wszystko skłoniło firmy do rozważenia czy powyższe elementy są niezbędne. Dzięki temu w wielu organizacjach doszło do optymalizacji kosztów, a co za tym idzie – do korzystania tylko z tych benefitów czy narzędzi, które rzeczywiście zespołom są potrzebne.
Powyższe przykłady potwierdzają, że każda sytuacja, choćby bardzo negatywnie prezentowała się na początku może mieć również pozytywne następstwa. Ewolucja premiuje najsilniejszych. W kryzysie i w zmianie wygrywają ci, którzy najszybciej złapią w żagle wiatr z nowego kierunku. Dlatego warto, aby firmy szybko uświadomiły sobie, jak pojawiające się ryzyka przekuć nie tylko na kryzysowy plan działania, ale także jak wyciągnąć z nich pozytywy budujące biznes i wzmacniające kooperację w zespole.