Project Manager to kierownik, ktoś kto organizuje, buduje i nadzoruje zespół ludzi, którzy są zaangażowani w różnorodne działania prowadzące do realizacji zadania. To Project Manager(PM) będzie odpowiedzialny za sukces całego przedsięwzięcia.
Jego odpowiedzialność jest wieloaspektowa, odnosi się do:
- kontroli i utrzymania przyjętych założeń dotyczących budżetu,
- budowania relacji interpersonalnych w zespole,
- dbania o adekwatny do zadań skład osobowy zespołu,
- przestrzegania harmonogramu i badania stanu projektu.
Jak widać, zadań, które stoją przed PM-em, jest sporo, a czas pandemii nie ułatwia ich realizacji.
Konieczność pozostania w domu rodzi wiele niebezpieczeństw związanych z realizacją zadań tak złożonych, jakimi są projekty. Wynika to przede wszystkim ze zmian realiów jego realizacji. Jestem przekonany, że nikt w jakimkolwiek projekcie w ostatnich latach, nie brał pod uwagę tego, że będziemy zamknięci w domu bez możliwości spotkań. A to one w pracy Project Managera są osią działania. Spotkania dają czas, w którym PM jest w stanie realnie dostrzec stan swojego zespołu, jego zaangażowanie, problemy czy potrzeby. Spotkania z zespołem dają holistyczny obraz tego, co w tym momencie jest nam potrzebne do zrobienia kolejnych kroków. Zastąpienie ich rozmowami na czacie w internecie nie jest tym samym. Poniżej pokażę, jak wiele więcej wyzwań w takiej sytuacji stoi przez kierownikiem projektu.
Brak możliwości realnego kontaktu
Fundamentalnym problemem jest brak możliwości realnego kontaktu. To w czasie takiego spotkania jesteśmy w stanie ocenić stan emocjonalny człowieka, zobaczyć jego mimikę, gesty, zachowanie. Na podstawie tych danych jest dużo łatwiej zrozumieć, w jakiej kondycji jest nasz słuchacz. Projekty co jakiś czas wkraczają w krytyczną fazę, gdy trzeba domknąć jakiś etap lub zamknąć cały projekt, a wtedy kondycja zespołu jest kluczowa. Wcale nie chodzi mi tutaj o pracę ponad normę, bardziej o dostrzeżenie, kto z członków zespołu lepiej znosi napięcie, dzięki czemu możemy powierzyć mu bardziej odpowiedzialne zadania. Spotkanie za pośrednictwem okna monitora zamazuje rzeczywistość i utrudnia wyczucie tego, jak się ma nasz słuchacz. Nietrudno domyślić się, że nieadekwatne do ich możliwości obciążenie członków zespołu może prowadzić do trudności z zachowaniem terminu zakończenia projektu. Do tego może przynieść konkretnym osobom sporą dawkę frustracji, gdyż będą robić to, czego nie chcą, nie czują się w tym swobodnie, a przez to mogą chcieć zmienić projekt lub, w najgorszej sytuacji, pracę.
Konflikty w zespole
Konflikty w zespole to kolejny czynnik, który jest trudny do zweryfikowania, gdy nie spotykamy ludzi twarzą w twarz. Każdy zespół projektowy, prędzej czy później, je wytworzy. Wystarczy, że ktoś nie dokończy swojej części projektu, zablokuje innych i już mamy gotowy problem. Bez realnej rozmowy, przyjrzenia się temu, kto i w jakim momencie się znajduje, trudno przeciwdziałać takim sytuacjom. W zasadzie skazani na spotkania w internecie pozostajemy z dużym niebezpieczeństwem trwających i rozwijających się nieporozumień. Jak wiadomo, jednak lepiej do nich nie dopuszczać. Kierownik zespołu jest obserwatorem, stara się wyprzedzić wszystko o krok. Oczywiście nie zawsze to możliwe, ale w wielu wypadkach, wraz z doświadczeniem przychodzi pewna intuicja, która pozwala zobaczyć coś szybciej. Konflikty w zespole to bardzo trudny temat, a w obliczu niespotykania się wydaje się jeszcze trudniejszy do rozpoznania i opanowania.
Szybkie decyzja
Kierownik projektu niejednokrotnie w czasie trwania działań musi szybko podejmować decyzje. Jedną z nich jest zmiana priorytetów w pracy zespołu. Taka decyzja niesie za sobą całe spektrum konsekwencji, z którymi trzeba zmierzyć się w kolejnych tygodniach pracy. Szybka redefinicja celów nie musi wcale oznaczać nieprzemyślanej decyzji. W jej podjęciu mogą, a nawet powinni, pomóc członkowie zespołu. Brak bezpośredniej komunikacji to jednak znacząco utrudnia. Dużo łatwiej poprosić wszystkich do jednego pokoju, niż dzwonić do każdego z osobna, licząc na to, że akurat teraz jest przy komputerze i pracuje. Można sobie łatwo wyobrazić sytuację, że nawet gdy każdy akurat podejmuje jakieś zawodowe zadania, może być po prostu niedostępny, gdyż chce się skoncentrować na swojej pracy. Wydaje się zatem, że decyzyjność również ucierpi w czasie, gdy zaburzona zostanie rytmiczność komunikacji i jej klarowność.
Inspirowanie zespołu
Sporym wyzwaniem dla Project Managera jest inspirowanie zespołu. Umiejętność ta pozwala na angażowanie ludzie w taki sposób, by zmotywowani podchodzili do kolejnych zadań. Sztuka inspiracji to umiejętność stymulacji do precyzyjnej pracy, która daje poczucie wartości jej wykonawcy. Inspiracja też jest płaszczyzną, która w czasie zaburzonych kontaktów z członkami zespołu, może ucierpieć. Zachęcanie do wzięcia odpowiedzialności za zadanie jest zdecydowanie bardziej skuteczne, gdy możemy pracować obok. Wiadomo przecież, iż sprzedawcom trudniej jest przekonać nas do zakupu przez telefon. Ci bardziej uzdolnieni, w czasie realnego spotkania, są w stanie wzbudzić w nas potrzebę posiadana produktu, bez którego funkcjonowaliśmy do tej pory optymalnie. Tak samo sytuacja wygląda w pracy z zespołem. Jednym z warunków koniecznym inspiracji jest tworzenie więzi. Ktoś musi mi uwierzyć, że to, o co go proszę, ma sens i jest dla mnie dobre. Tworzenie więzi potrzebuje jednak czasu. Nikt nie pójdzie za kimś w nieznane, gdy widzi go pierwszy raz. Jest to przynajmniej mało roztropne. Zatem brak wspólnego czasu może w efekcie dać nam zespół nie najlepiej zaintrygowany zadaniem, niedostrzegający w pełnym zakresie elementów zadania, niechętny do podjęcia współpracy.
Realizacja misji
Zadania kierownika projektu nie zamykają się tylko w decyzjach, które prowadzą do rozwiązania bieżących problemów. Każdy krok powinien wpisywać się w realizację misji, która pozwoli urzeczywistnić długofalową strategię. Krótkowzroczność była w wielu wypadkach destrukcyjna nie tylko dla zespołów, ale też dla całych firm. Polityka firmy wymaga czujności oraz uwagi, aby nie zbłądzić w kolejnych decyzjach i nie spowodować kryzysu. Weryfikacja kolejnych kroków z ludźmi tworzącymi zespół jest wartością dodaną. Pozwala ona na zobiektywizowanie następnych ruchów, co zmniejsza szansę na błąd. Znów brak spotkania, gdzie można na bieżąco usłyszeć o wątpliwościach dotyczących naszych pomysłów, może skutkować negatywnymi wynikami pracy.
Korzystając z narzędzi internetowych, jesteśmy oczywiście w stanie porozmawiać, wymienić myśli, podejmować decyzję czy dobierać kierunek naszych działań. Narzędzia te jednak nie zapewniają nam całej dodatkowej gamy możliwości, które otwierają się przed nami i naszymi słuchaczami, gdy spotykamy się twarzą w twarz. Skupienie i koncentracja towarzyszące rozmowie przy stole jest sporym walorem takich spotkań. Możliwość obserwacji uczestników spotkania oraz ich reakcji na to, co mówimy, jest kolejną zaletą, jakiej nie zapewniają nam techniki internetowe. Biorąc pod uwagę zakres obowiązków stojących przed kierownikiem projektu, straty wynikające z braku spotkań są duże i mogą negatywnie wpływać na wyniki jego pracy.
Czy jako kierownicy projektu, jesteśmy w takiej sytuacji skazani na porażkę naszych projektów? Zdaję sobie sprawę, że jeśli nie istnieje możliwość spotkań, to trzeba w jakiś sposób zweryfikować metody pracy. W takiej sytuacji wydaje mi się to szansą dla kierowników zespołu, ponieważ nie pozostaje on bez narzędzi. Obecnie na rynku software mamy dostępnych wiele różnorodnych aplikacji, które pomogą kierownikom zespołu w tym nietypowym momencie poradzić sobie z zadaniami. Umiejętność plastycznego dostosowania się do sytuacji jest pożądaną cechą kierownika. Wydaje się zatem, że na rynku pracy Project Manager może paradoksalnie zyskać na tej trudnej sytuacji. Praca staje się inna, do tej pory nietypowa, ale dzięki temu pojawią się prawdopodobnie nowe potrzeby na płaszczyźnie kierowania zespołem, co w konsekwencji utworzy nowe miejsca pracy. Niemniej jednak, kiedy mamy alternatywę, nie należy rezygnować ze spotkań. One są dla kierownika projektu narzędziem pracy, tak samo istotnym jak różne aplikacje komputerowe czy też jak po prostu długopis i kartka papieru.