Dawno temu, zanim wskoczyłem do świata korpo, miałem okazję pracować w sklepie sezonowym moich rodziców. Ogólnie super robota, ale jednak kontakt bezpośredni z klientem niesie też ze sobą wyzwania. No bo co podać komuś, kto podchodzi do lady i mówi „piwo!”? W 2024 roku powiedziałbym, że nie wie co to dobre promptowanie.
Upraszczając, szanse były 50:50 – albo zgadnę, czego konkretnie chce, albo nie. Jak to się ma do pracy z AI? Tu też warto być bardziej konkretnym.
Ale o co chodzi?
W erze pracy hybrydowej i zdalnej umiejętność efektywnego wykorzystania sztucznej inteligencji staje się kluczowym atutem dla zespołów pracujących nad różnorodnymi projektami. Coraz częściej świadome zespoły wspierają się, kultowym już, Chat GPT, ale prędzej czy później mogą zauważać, że pisanie do niego zwięzłego zapytania, trzymając się podejścia jak w komunikacji z wyszukiwarką Google, to za mało, żeby uzyskać najlepsze efekty.
Kluczem do sukcesu jest opanowanie sztuki tworzenia promptów — precyzyjnych instrukcji lub pytań kierowanych do AI.
Co to ten prompt?
Zacznijmy od podstaw. Prompt to zapytanie, jakie przekazujesz do modelu AI, żeby określić, czego tak naprawdę od niego chcesz. To właśnie od jakości promptu zależy, czy dane narzędzie będzie mogło powielić klasyczne powiedzonko polskich majstrów i budowlańców i zrobi tak, że „będzie Pan zadowolony”.
W przypadku komunikacji zespołowej również dla organizacji, w których występuje zarządzanie hybrydowe, wsparcie się sztuczną może wspomóc wiele działań. Oto kilka przykładów:
- Usprawnienie komunikacji wewnętrznej: Precyzyjne prompty pozwalają generować jasne i zwięzłe komunikaty, raporty czy podsumowania spotkań, co jest szczególnie istotne w rozproszonych zespołach. Na rynku są już od dłuższego czasu dostępne narzędzia, które oferują takie funkcjonalności.
- Optymalizacja procesów decyzyjnych: Umiejętne zadawanie pytań systemom AI może dostarczyć cennych analiz i rekomendacji, wspierając managerów w podejmowaniu decyzji.
- Personalizacja komunikacji: Choć to wciąż temat przyszłości, to nie jestem pewien, że w przyszłości AI może dostosowywać ton i treść komunikatów do preferencji poszczególnych pracowników, zwiększając ich zaangażowanie. W komunikacji wewnętrznej ma to ogromne znaczenie — bo inaczej należy pisać do osób z HR, a zupełnie inaczej do działu IT. I tutaj, całe na biało, wchodzi właśnie AI, które może zautomatyzować proces dopasowywania przekazu do grup odbiorczych.
- Efektywne zarządzanie wiedzą: Właściwe formułowanie zapytań do AI pozwala na szybkie pozyskiwanie i organizowanie informacji, co jest kluczowe w dynamicznym środowisku biznesowym. Stąd też rosnąca popularność, chociażby narzędzia Perplexity.ai, które posiada dostęp do sieci jest w stanie odnieść się do bardzo aktualnych informacji, a dodatkowo obrobić je na podstawie promptu.
Jak promptować?
- Precyzja i jasność: Formułuj prompty jednoznacznie, unikając dwuznaczności. Im bardziej precyzyjne polecenie, tym lepsza odpowiedź AI.
- Kontekst: Zawsze dostarczaj odpowiedni kontekst. AI nie ma dostępu do Twoich szczegółowych informacji spoza promptu, więc kluczowe jest zapewnienie niezbędnych danych tła.
- Struktura: Używaj list punktowanych, numerowanych lub nagłówków, aby uporządkować swoje zapytanie. Ułatwia to AI zrozumienie i przetworzenie informacji.
- Specyfikacja formatu odpowiedzi: Jeśli oczekujesz konkretnego formatu odpowiedzi (np. lista, tabela, akapity itd.), określ to w prompcie.
- Iteracja: Traktuj tworzenie promptów jako proces iteracyjny. Analizuj otrzymane odpowiedzi i dostosowuj prompty, aby uzyskać lepsze rezultaty.
Praktyczne zastosowanie AI w zarządzaniu zespołem.
Sztuczna inteligencja, szczególnie ostatnio pojawiające się mocne modele takie jak Claude 3.5 Sonnet, świetnie radzi sobie z krytycznym rozumowaniem. Oto niektóre z zastosowań dla takiego wsparcia:
- Analiza sentymentu: Poprzez odpowiednie prompty, AI może analizować komunikację wewnętrzną, identyfikując potencjalne problemy czy obszary wymagające uwagi.
- Planowanie projektów: Generowanie szczegółowych planów projektów, uwzględniając specyfikę pracy hybrydowej. Tutaj szczególnie ważne jest zapewnienie kontekstu i oczekiwań, które pozwolą modelowi “ogarnąć” co może być najlepszym rozwiązaniem.
- Rozwiązywanie konfliktów: Precyzyjne prompty mogą pomóc w uzyskaniu obiektywnej analizy sytuacji konfliktowych i sugestii rozwiązań. Możesz traktować AI jako niezależnego, obiektywnego mediatora.
- Optymalizacja procesów: Usprawnienia w procesach planowania i usprawniania komunikacji. Jak to zrobić? Odpowiedni prompt, zależny od Twoich problemów i potrzeb, skutecznie naprowadzi model na pomocne wskazówki.
Techniki formułowania poleceń dla AI w kontekście komunikacji zespołowej
- Wejście w rolę: To jedna z kluczowych zasad. Warto rozpoczynać prompty od narzucenia AI określonej roli. Pozwala to od razu skonkretyzować sposób wnioskowania. Przykład? „Działaj jako doświadczony specjalista HR i zaproponuj strategię poprawy komunikacji w zespole rozproszonym”.
- Krok po kroku: „Opisz proces wdrażania nowego systemu komunikacji wewnętrznej, uwzględniając etapy od planowania po ewaluację”. Takie podejście pozwoli Ci zrozumieć ścieżkę dojścia do konkluzji i wyłapać dodatkowe wątki, które inaczej mogłyby Ci umknąć.
- Podejście „za i przeciw”: „Przedstaw argumenty za i przeciw wprowadzeniu codziennych wideokonferencji w zespole pracującym zdalnie.” – to proste i skuteczne rozwiązanie, gdy szukasz właściwej argumentacji.
- Metoda scenariuszy: W Twoim zespole występują tarcia i chcesz się dobrze przygotować do uspokojenia sytuacji? Spróbuj z promptem: „Przeanalizuj scenariusz konfliktu w zespole, wynikający z nieefektywnej komunikacji i zaproponuj rozwiązania.”. To oczywiście niepełny prompt — musisz dołożyć szczegółowy kontekst indywidualny dla Twojej sytuacji.
Promptowanie jak znajomość angielskiego
Umiejętność efektywnego promptowania AI staje się nieodzownym elementem skutecznego zarządzania w epoce pracy hybrydowej. Już nawet podstawy prompt engineeringu robią różnicę. Managerowie, którzy opanują tę sztukę, będą w stanie lepiej wykorzystać potencjał swoich zespołów, niezależnie od fizycznej lokalizacji pracowników — zdolność do efektywnej komunikacji z tymi systemami może okazać się istotnym czynnikiem sukcesu w zarządzaniu i komunikowaniu w zespole — zarówno stacjonarnym jak i rozproszonym.