Facylitacja to proces, który koncentruje się na udzieleniu odpowiedzi na pytanie: JAK? Czyli celem procesu facylitacji może być poprawa jakości pracy w zespole, organizacji czy firmie, w momencie, kiedy klient wie, co nie działa, albo chce to ustalić i jednocześnie zastanowić się, jak wprowadzić zaplanowane zmiany. Proces facylitacji następuje także wtedy, gdy zespół lub organizacja rozwiązują problemy, jakie utrudniają im lub uniemożliwiają osiągnięcie zamierzonych rezultatów. Wtedy facylitator jest potrzebny do poprowadzenia procesu i poszukiwania dróg dojścia do skutecznych rozwiązań. Z pomocy facylitatora korzystać mogą zarówno duże organizacje, jak i małe zespoły. Osoby, które są w konflikcie, ale też ludzie, którzy chcą sprawnie rozwiązać problemy czy znaleźć odpowiedzi na nurtujące pytania. Często firmy wiedzą, że coś złego się dzieje i wiedzą, że trzeba to zmienić, ale nie wiedzą jak, albo wiedzą nawet jak, tylko nie mogą się wzajemnie porozumieć.
Są też sytuacje, kiedy zespoły nie mają już pomysłu na poprawę relacji w dziale, gdy źle się dzieje i nie wiadomo dlaczego. Są sytuacje, które bardzo trudno rozwiązać pomimo różnych zmian personalnych i restrukturyzacyjnych. Kolejne osoby powielają schematy poprzednich i trudno im jest wyjść z tzw. błędnego koła. Może być też tak, że przyczyna problemu leży gdzie indziej, poza określonym działem i pozornie wydaje się, że to nie ma wpływu na relacje w grupie, ale po głębszej refleksji okazuje się, że ma duży. We wszystkich tych sytuacjach może być pomocny facylitator, czyli ktoś, kto poprowadzi zespół, wykorzystując odpowiednie techniki do znalezienia skutecznego rozwiązania zadania.
Facylitator – nauczyciel czy obserwator?
Kim w takim razie jest facylitator i jakie cechy, wiedzę czy umiejętności powinien posiadać?
Pierwszą cechą, która się rzuca w oczy to ogromna uważność na to, co się dzieje u drugiego człowieka i empatia. Niewątpliwie wiedza z zakresu procesów społecznych, z zakresu socjologii, znajomość psychologii i mechanizmów powstawania pewnych reakcji, będzie bardzo przydatna w pracy facylitatora. Taka wiedza, w połączeniu z określonymi cechami osobowości i poparta umiejętnościami słuchania, dostrzegania wrażliwych obszarów rozmówców i rozpoznawania potrzeb członków zespołu czy organizacji, daje podstawy do bycia skutecznym facylitatorem.
Biorąc pod uwagę, że facylitacja to proces, w którym wypracowuje się strategie działania albo poszukuje się rozwiązań problemów, a facylitator to osoba, która wspiera i organizuje te procesy, powstrzymując się jednocześnie od podrzucania odpowiedzi na pytanie co zmienić, należy zapytać kto najczęściej i dlaczego korzysta z usług facylitatora.
Już wcześniej wspomniane było, że może być to zarówno mały zespół, jak i wielka organizacja. Ważne jest tylko odpowiedź na pytania czym te dwie grupy klientów się charakteryzują?
W obu przypadkach ludzie muszą ze sobą współpracować, aby dochodzić do rezultatów. A praca w zespole najbardziej wydajna jest, kiedy każdy z członków wykorzystuje swoje najlepsze zasoby, robi to w czym jest dobry, można powiedzieć, że wykorzystuje swoje mocne strony na rzecz organizacji, zespołu. Jednocześnie każdy docenia wkład innych w realizację celów.
Taki stan byłby idealny, jednak praca z ludźmi oraz wśród ludzi pełna jest dynamiki, a co za tym idzie możliwości nieporozumień, często wynikających z innego zrozumienia lub nazwania tego samego. Aby tego unikać i wypracować wspólną taktykę, stworzyć możliwość uzupełniania się i w ten sposób dążyć do wspólnego celu, warto zaprosić eksperta, który poprowadzi proces, zwróci uwagę na pozytywy wszystkich członków i pomoże poszukać rozwiązań na poziomie strategii, czyli zaprosić facylitatora.
W oparciu o powyższe refleksje można już pokusić się o definicje facylitatora, która uwzględni opisane obszary jego pracy.
Kim nie jest więc, a kim jest facylitator?
Facylitator to mediator, którego rolą jest usprawnienie procesu komunikacji w grupie. Facylitator jest osobą spoza grupy, która przygląda się relacjom oraz językowi, który funkcjonuje w grupie. Pomaga przejść przez proces zmian oraz zauważa faktyczne, a nie tylko deklarowane, intencje pracowników. Nie jest on trenerem – nie przekazuje wiedzy z konkretnej dziedziny. Nie jest nauczycielem, który z podwyższenie „katedry” mówi co jest prawdą, a co nie. Jest on uważnym widzem, obserwatorem, który zwraca uwagę na zachodzące procesy w grupie i nazywa punkty zapalne w grupie. Dzięki swojej uważności i bezstronności może inicjować zmiany i przeprowadzać zespół przez nie. Zmiany zaś, które będą się działy po pracy z facylitatorem, będą wynikać z wewnątrz, z zasobów i talentów uczestników procesu. Aby móc ten proces realizować niezbędna jest idea, że w każdej grupie, zespole istnieje ów potencjał zmiany, problemy można rozwiązać od środka. Grupa jest w stanie sama się „uleczyć”, jeśli wydobędzie się jej potencjał i ukierunkuje myślenie w taki sposób, aby cały zespół mógł „grać do jednej bramki”.
W jaki sposób pracuje facylitator i jak wygląda jego warsztat?
Sposób, w jaki pracuje facylitator bezpośrednio wynika z założeń socjologii i psychologii biznesu. Można też powiedzieć, że praca facylitatora wykorzystuje ideę design thinking, w tworzeniu nowych rozwiązań w oparciu o głębokie zrozumienie problemu i potrzeb uczestników procesu.
Opisując pracę facylitatora można znaleźć wiele obowiązujących schematów. Jednym z nich jest przedstawiony, w ogromnym uproszczeniu schemat w trzech etapach.
- Etap pierwszy – przygotowanie warsztatów. W tym miejscu facylitator zbiera dane o grupie. Poznaje firmę i ogólną charakterystykę uczestników warsztatów. Dobiera narzędzia w postaci ćwiczeń, które pozwolą na przyjrzenie się komunikacji w grupie oraz wypracowanie relacji. Buduje scenariusz warsztatów i kompletuje zestaw pomocy dydaktycznych.
- Etap drugi – spotkanie. Podczas samych warsztatów rolą facylitatora jest skupienie maksymalnej uwagi na tym, co dzieje się tu i teraz. Facylitator modeluje zadania i tłumaczy, jak je wykonać. W swojej pracy czujnie obserwuje pracę grupy i reaguje na sygnały zmęczenia, rezygnacji, zniecierpliwienia. Facylitator moderuje pracę w grupie, dyktuje jej dynamikę, kontroluje czas i reaguje na momenty kryzysowe.
- Etap trzeci – ewaluacja. Praca facylitatora w zamierzeniu ma długotrwały efekt i nie kończy się na warsztatach. Facylitator pobudza grupę do myślenia. Zadaniem domowym grupy będzie wypracowanie takich zasad oraz sposobów komunikacji, które usprawnią ich pracę.
Rola facylitatora i zadania, jakie realizuje mogą być kluczowe w osiąganiu efektów pracy i realizacji celów w organizacji. Głównym wyróżnikiem w pracy facylitatora jest skupienie się na tym, JAK realizować zadania i osiągać cele w oparciu o indywidualne doświadczenie jednostek i procesy grupowe.
Jeśli myślisz o pracy w charakterze facylitatora, to studia w Collegium Da Vinci na kierunku doradztwo i coaching z pewnością przygotują Cię do tej roli, zapewniając odpowiednią wiedzę oraz szereg praktycznych umiejętności.